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Previsiones de organización en las empresas

Los mecanismos para poder hacer previsiones en la organización de las empresas dependen del tipo y del tamaño. Para unas empresas puede ser un único modelo y para otras hay que separar en varios departamentos o en varias unidades de negocio.

Para una empresa con un único modelo de negocio a la hora de hacer previsiones financieras para gestionar su operativa, hay que distinguir entre la previsión de tesorería y la planificación y control de las operaciones.

En cuanto a la tesorería, la estimación de cobros y pagos es un instrumento imprescindible en el corto plazo. Primeramente hay que preparar un plan operativo que incluya las previsiones de venta, plazos de cobros y pagos, planes de compras y la producción. Se necesita tener muy actualizadas las necesidades operativas de fondos, la forma óptima es tener un control diario.

Controlar las operaciones tiene un trabajo previo de concienciación de los directivos de que cualquier cambio en la operativa afecta de forma importante a la planificación financiera. Esto es muy sencillo cuando por ejemplo se invierte en un activo fijo, pero más complejo cuando las inversiones depende de financiación externa y del stock.

Para controlar este tipo de inversiones más complejas hay que concentrar las responsabilidades en los departamentos a los que le afecta la inversión y asignarles una serie de mecanismos de control. El plan de control operativo debe tener un apartado de control de gasto en materias primas y una duración determinada del proceso de producción con hitos y fechas que hay que cumplir. Por ejemplo, cuando los comerciales dan prioridad a un determinado producto cambian todo el curso del modelo productivo y hay que reorganizarlo todo y dar prioridad a lo planificado.

Cuando la inversión se realiza en productos ya terminados empieza la descoordinación entre producción y ventas. Es en este momento cuando hay que controlar los días de almacenamiento para lograr que el tiempo de almacenaje sea inferior al plazo de pago a proveedores para que no afecte a las necesidades operativas de fondos y así se conviertan en una forma de mejorar el apalancamiento.

Con todo ello y las dificultades que plantea, se debe ir hacia una planificación flexible donde tenemos que plantear escenarios con diferentes supuestos de partida para saber cuales pueden ser las consecuencias en los retrasos de los cobros, o en errores de producción o recepción de materias primas o productos terminados. Esto significa hacer un análisis de sensibilidad para ver como le afectan los cambios a nuestro negocio y donde debemos fortalecer y hacia donde debemos de crecer.

Gestionar la tesoreria.

La tesorería hay que concebirla como una gestión global del flujo de fondos de una empresa. Tradicionalmente, la tesorería ha sido en la empresa una parte de la contabilidad que se ocupa de los cobros y de los pagos.

La tesorería hay que gestionarla como una unidad aparte dentro del área financiera de la empresa, en la medida que el tesorero gestiona los fondos de una empresa según las fuentes de financiación, los cobros, los pagos y la colocación de excedentes. El objetivo debe ser mantener una tesorería a cero para tener un equilibrio y no colocar ni más ni menos que lo necesario.

Es fundamental en la tesorería pensar siempre en fecha valor para poder negociar con los bancos, para hacer previsiones de saldo y evitar el tener los saldos en descubierto ya que provocan comisiones. Otro concepto importante a manejar es el periodo de flotación, que es el tiempo que va desde la fecha en que se realiza un cobro o pago hasta la fecha valor en la que queda abonado o cargado en cuenta.

Es muy importante tener la figura del tesorero, ya que es el responsable en la empresa de optimizar los flujos de fondo, al igual que es importante tener un responsable comercial o un encargado de producción. Tanto las compras como el departamento comercial tienen que estar coordinados con él, ya que es quien debe fijar las condiciones de cobro y pago. La tesorería hay que verla desde la parte financiera a corto plazo.

En una empresa, el volumen de cobros y el volumen de ventas son muy parecidos, al igual que ocurre con pagos y ventas, por lo que la cantidad de dinero que pasa por tesorería es muy importante y hay que darle a la tesorería el papel que merece en una empresa. Los ahorros para la empresa  por una buena gestión de la tesorería vienen de reducir el periodo de flotación, de mejorar las condiciones bancarias y la reducción de ineficientes instrumentos financieros como pólizas de créditos, ya que hay empresas que tienen fuentes de financiación mas caras que el rendimiento de sus productos.

Dirección financiera y contabilidad.

Para poder evaluar cada uno de estos estados, primero vamos a dar una definición básica:

Contabilidad: La contabilidad se basa en hechos. Es preparar y documentar todos los registros económicos de una empresa. La contabilidad lleva en apuntes las transacciones tales como los ingresos, los salarios y el dinero gastado y ganado. Se puede dividir en varias categorías, gestión, contabilidad de impuestos e informes financieros. Nos proporciona información que se puede utilizar en los análisis económico.

Dirección financiera: Se ocupa del control y la gestión de los activos y las inversiones. Estudiar los flujos de dinero, los negocios, o de gestionar y financiar la operativa de la empresa. La dirección financiera es la toma de decisiones que considera los riesgos en todas las operaciones de la empresa en la que hay un flujo de dinero.

Un concepto no se puede entender sin el otro. Para que el responsable de la dirección financiera pueda tomar decisiones, necesita tener toda la información que le proporciona la contabilidad para poder controlar todas las variables involucradas.

Las empresas que ya tienen cierto volumen de facturación y con varios empleados necesitan tener una dirección financiera más allá de tener un asesor que les haga la contabilidad y le ayude a optimizar su tributación. La dirección ejecutiva financiera debe tener diferentes responsabilidades:

  • Como comunicador, informa a agentes externos la participación de la empresa, objetivos y logros de la misma.
  • Gestiona todas las inversiones y la operativa económica de la empresa.
  • Toma las decisiones de alto nivel sobre política y estrategia empresarial.
  • En cuanto a liderazgo, asesora al empresario, motiva a los empleados y cambia las unidades dentro de la organización.
  • Como gerente preside las operaciones de la organización a lo largo del tiempo en la empresa.

En situaciones de dificultad profesional o personal, cuando se produce un alto crecimiento de la empresa en ámbitos que un empresario no controla, contratar un director financiero o externalizar esta gestión es de gran utilidad para salvaguardar sus intereses y los de su organización, poniendo en manos de profesionales la toma de decisiones y el desarrollo de una nueva estrategia empresarial tomando estas decisiones de forma colegiada permitiendo al empresario que centre todas sus atenciones en su producto y su desarrollo.

No se debe confundir esta figura con la del asesor en contabilidad, ya que, como hemos explicado, contabilidad y dirección financiera, no son lo mismo y el confundir estos criterios, hace que gastemos mucho dinero y que no nos anticipemos a los acontecimientos.

Finanzas para emprendedores, PYMES y empresarios.

Cualquier directivo que tenga responsabilidad en una empresa, toma decisiones que tienen un impacto directo en sus finanzas.

Una de las cosas que ha puesto de manifiesto la crisis económica que estamos atravesando en este momento, es que es imprescindible tener mecanismos adecuados para poder diagnosticar y corregir el funcionamiento financiero de muchas empresas. Para entendernos, a modo de ejemplo, tenemos claro que las compras se tienen que ajustar a una determinada estrategia productiva y que tienen que depender de las ventas que tenemos y que prevemos, ya que la descoordinación puede llevarnos a tener más mercancía acumulada de la cuenta, inadecuados plazos de pagos y cobros…es decir, problemas de gran importancia, ya que a base de acumular perdidas, la empresa se va descapitalizando y tendemos a aliviar esta falta de fondos con financiación externa. Ante esto,  el próximo paso seguro es la suspensión de pagos.

La suspensión de pagos no deja de ser una herramienta más para reflotar una empresa, no es ningún drama, pero sin conocimientos de finanzas en situaciones difíciles, se está abocado al fracaso. Continuamente se ven a empresarios trabajando de directores financieros de sus propias empresas y es ahí donde el abismo está más cerca, ya que no sólo vale con confiar en los criterios contables, tan necesarios y útiles para controlar la operativa de la empresa, en estos momentos, se necesita una planificación, una estrategia, un control y unos sólidos conocimientos.

La dirección ejecutiva financiera, tiene como principal misión el obtener los recursos apropiados para financiar cualquier inversión para poder cumplir con los objetivos de la empresa. Y la base, no es otra, que tener claras cuales son las necesidades operativas de fondos de la empresa.